Mevcut hukuk modelimize göre, her tacir ticari defter tutmak zorundadır. Tacirler, Tacir gibi sorumlu olanlar, Tacirler hakkındaki hükümlere tabi olanlar ya da Donatma iştiraki de ticari defter tutmak zorundadır.
DEFTER TUTMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ NE ZAMAN BAŞLAR
Ticaret şirketleri ticaret siciline tescil ile doğarlar ve terkin ile sona ererler. Bu nedenle ticari şirketlerin ticaret siciline tescili kurucu unsurdur. Ancak defter tutma yükümlülüğü işletmeyi ticaret siciline tescil ettirme yükümlülüğünün doğduğu andan itibaren başlamaktadır.
İşletme ve işletme faaliyetlerinin oluşumu, değişimi ve gelişmesi ticari defterlerden izlenebilmelidir. Bu disiplinel bir prosedürden öte kanuni bir zorunluğu da taşımaktadır. Zira her tacir işletmesi ile ilgili gönderilmiş bulunan her türlü belgeyi yazılı görsel veya elektronik ortamda sağlamakla yükümlüdür.
GERÇEK KİŞİ TACİRLERİN TUTMAK ZORUNDA OLDUĞU TİCARİ DEFTERLER
-Yevmiye defteri (günlük olarak tutulması gerekmektedir.)
-Defteri kebir (Büyük olarak tutulması gerekmektedir.)
-Envanter defteri
TÜZEL KİŞİ TACİRLERİN TUTMAK ZORUNDA OLDUKLARI DEFTERLER
- Yevmiye defteri
- Defteri kebir
- Envanter defteri
- Pay defteri (Sadece Sermaye Şirketleri tutmakla mükelleftir.)
- Yönetim kurulu karar defteri
- Toplantı-müzakere defterleri
Ticari defterler elektronik ortamda da tutulabilmektedir. Ticaret Bakanlığı Ticari defterler i pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu kılabilir.
TİCARİ DEFTERLERİN SAKLANMASI
Her türlü tacir ticari defterlerini takvim yılının bitişi itibariyle -son kayıt tarihinden itibaren- 10 yıl süreyle saklamak zorundadır. Bu süre ayrıca Ticari mektup ve benzeri, ticari işletmeyi ve faaliyet konusunu ilgilendiren nitelikli belgeler için de gereklidir. Burada önemli olan husus kanundan doğan bu sorumluluk Tacir ile sınırlı tutulmamıştır. Örneğin Tacirin ölmesi durumunda sorumluluk mirasçılarına devrolmakta ve mirasın resmi tasfiyesinde veya tüzel kişi sona erdiğinde saklama sorumluluğu Sulh Hukuk Mahkemesine geçmektedir.
DEFTERLERİN ZAYİ OLMASI MEVZUU
Bir ticari defterler Doğal afet gibi mücbir sebeplerle veya hırsızlık gibi faili bulunan bir sebeple kaybolabilir. Kanuni saklama süresi içinde kaybolması, telef olması veya çalınması durumunda yapılması gerekenler bulunmaktadır. Zayi olma durumunun gerçekleşmesi ile birlikte, işbu durumun öğrenildiği tarihten itibaren 15 günlük hak düşürücü süre içinde işletme merkezinin bulunduğu mahkemeden belge alınmalıdır.
Tıpkı kıymetli evraklar hususunda boş çek kovanlarının çalınmasında olduğu gibi, kullanılmamış defterlerin kaybolması, çalınması ve telef olması durumlarında zayi belgesi alınması gerekmez.
DEFTERLERİN ONAYLANMASI
Açılış onayları ilgili defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter aracılığıyla yaptırılır. Pay defterleri ile Genel Kurul Müzakere ve Karar Defterleri yeterli yaprağı varsa izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yapılmadan da kullanılabilir.
Ara bir bilgi vermek gerekirse Anonim ve Limited şirketlerin tescili sırasında açılış onayları Ticaret Sicil Müdürlükleri tarafından yapılır.
AÇILIŞ ONAYI GEREKEN DEFTERLER
-Yevmiye defteri,
-Defteri Kebir
-Envanter Defteri
-Pay Defteri
-Yönetim Kurulu Karar defteri (İşletmenin yönetim kurulu organı bulunuyorsa)
-Müdürler kurulu karar defteri (İşletmenin Müdürler kurulu organı bulunuyorsa.)
-Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
**Kapanış onayı yevmiye defteri için izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar;
**Yönetim kurulu karar defteri ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar noter aracılığıyla yaptırılır.
KAPANIŞ ONAYI GEREKEN TİCARİ DEFTERLER
Yukarıda açılışı yapılması zorunlu olan ticari defterlere değindik ancak açılışı yapılan her ticari defterin kapanışının yapılması zorunlu değildir. Kapanış onayı gereken defterler sırasıyla; Yevmiye defterleri, Yönetim kurulu karar defterlerinden ibarettir.
TİCARİ DEFTERLERİN UYUŞMAZLIKLARDA İBRAZ VE SURETLERİNİN ALINMASI
Mahkeme sürecinde hakim defterin ibrazına resen veya talep üzerine karar verebilir, ayrıca gerekli görüldüğü takdirde ibraz edilmiş bir defterin ilgili kısımlarının taraflarının katılımı ile incelenebilir ve suret alınabilir. Ancak bazı durumlarda Defterlerin tamamının incelenmesi de mümkündür;
Mahkemede malvarlığına ilişkin;
-Miras
– Mal ortaklığı
-Şirket Tasfiyesi
Davalarında defterlerin tamamının Mahkemeye getirilmesi istenebilir. Bu hallerde defterlerin teslimine ve bütün içeriklerinin incelenmesine kara verilebilir.
DEFTERLERİN DELİL OLMASI
Ticari defterlerin ibrazı ve delil olması
MADDE 222
(1) Mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir.
(2) Ticari defterlerin, ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için, kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır.
(3) İkinci fıkrada belirtilen şartlara uygun olarak tutulan ticari defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya diğer tarafın ticari defterlerini ibraz etmemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir. (Ek cümle:22/7/2020-7251/23 md.) Diğer tarafın ikinci fıkrada yazılan şartlara uygun olarak tutulan ticari defterlerinin, ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi hâlinde ticari defterler, sahibi lehine delil olarak kullanılamaz. Bu şartlara uygun olarak tutulan defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz.(1)
(4) Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları, sahibi aleyhine delil olur.
(5) Taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtir; ancak, karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.
TİCARİ DEFTERLERİN ALEYHİNE KANIT OLMASI
İspat yükü kendine düşen taraf iddiasını karşı tarafın ticari defterlerine dayandırarak da ispatlamaya çalışabilir. Bu durumda defteri ibraz etmeyen ya da zayi belgesi sunmayan tacirin aleyhinedir. İbraz edilen defterde sahibinin hem aleyhine hem lehine kanıtlar varsa iki durum söz konusudur:
**Defter kanuna uygun olarak tutulmuşsa lehe ve aleyhe kanıtlar birbirinden ayrılamaz.
**Defterler kanuna aykırı olarak tutulmuş yahut açılış kapanışları kanuna uygun bir şekilde yapılmamışsa lehe kayıtlar dikkate alınmaz sadece aleyhe kanıtlar dikkate alınır.
TİCARİ DEFTERİN SAHİBİ LEHİNE KANIT OLMASI
Aşağıdaki şartların hepsinin birlikte gerçekleşmiş olması şartıyla ticari defter sahibine lehine delil olabilir:
- Her iki taraf da tacir veya ticari defter tutmakla yükümlü kişi olmalıdır.
- Dava konusu tarafların defterlerine geçirmeleri gereken bir ticari işten kaynaklanmalı, açılış yahut kapanışların yaptırılmış olması ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır.
- Diğer taraftan aynı şartlara uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır.
- Diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya diğer tarafın ticari defterlerini ibraz etmemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin deliller ile ispatlanmamış olması gerekir. (Ek cümle 22/7/2020-7251/23 md.) Diğer tarafın ikinci fıkrada yazılan şartlara uygun olarak tutulan ticari defterlerinin ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi halinde ticari defterler sahibin lehine delili olarak kullanamaz bu şartlara uygun olarak tutulan defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz.
YARGITAY HUKUK GENEL KURULU E. 2017/19-953 K. 2021/1217 T. 12.10.2021 kararında; “…Özel Dairenin bozma kararında belirtildiği yönde gerekli tahkikat yapılarak takibe dayanak pek çok fatura ve irsaliye belgesi tek tek değerlendirilerek teslime ilişkin tanık dinlendiği ve yemin eda ettirildiği, takibe konu faturaların toplam tutarı 31.500TL olup, kanıtlanan teslim olgusuna göre alacak miktarının 16.256,17TL olduğu, davacı şirkete ait ticari defter ve kayıtların incelenmesi sonucu özellikle kapanış tasdiki bulunmamakla kendi lehlerine delil olma özelliği taşımadığının anlaşıldığı, bizzat kendi kayıtlarına göre satılan mal karşılığı 25.000TL tahsilat yapıldığının belirlendiği, davacının icra takibinde cari hesap ilişkisine dayanmadığı, takibe konu faturalardan ötürü teslim olgusu kanıtlandığı kadarıyla alacaklı olduğu miktar 16.256,17TL, yapılan ödeme ise 25.000TL olup, teslim alındığı kanıtlanan maldan daha fazla olduğu, bozma kararı uyarınca yaptırılacak bilirkişi incelemesi ile varılacak farklı bir sonuç olmayacağı…”
