Her tacir TTK m.82’ye göre 10 yıl süreyle kanun maddesinde belirtilen ticari defterleri, mali tabloları, ticari mektupları ve defterlere yapılan kayıtları saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
Saklanması zorunlu olan bu evrakların doğan afet sonucu yitirilmesi/zayi olması halinde, tacir olayın öğrenilmeden itibaren 15 gün içerisinde ticari işletmenin bulunduğu yer asliye ticaret mahkemesine başvurarak “zayi belgesi” almak zorundadır. Bu belgenin alınmaması; ileride bir davada kendisinden bu ticari defter veya belgelerin ibraz edilmesi istendiğinde, bu durum defter veya belgeleri ibrazdan kaçınma olarak değerlendirilecektir. 15 günlük hak düşürücü süre olayın öğrenilmesinden itibaren başlamaktadır!
Yargıtay 11.Hukuk Dairesinin E. 2015/13372, K.2017/1346, T. 07.03.2017 tarihli kararında; zayi olma olayının öğrenilmesinden sonra davanın 15 günlük sürede açılmaması sebebiyle reddedilen talebe ilişkin hükmü onaylamış temyiz itirazlarını reddetmiştir. Yine bu kararda dikkat çeken diğer bir husus da şudur ki, zayi belgesi talep edilen ticari defter ve belgeler, ticari işletmeyle bağdaşmayacak bir yerde saklanmamalıdır! İlgili kararda ticari defter ve belgelerin saklandığı yerin şirket merkezi olması gerektiği, tacirin defterlerin saklanmasında gerekli dikkat, özen ve ihtimamı göstermediği de ret gerekçesi olarak belirtilmiştir.
Hasımsız olarak görülen bu dava açılırken kayba yol açan olaya ilişkin deliller, hangi defter ve belgeler için zayi belgesi istendiği de belirtilmelidir. Defter veya belgelerin zayi olması hayatın olağan akışı içerisinde makul sayılabilmeli, bu durumun meydana gelmesinde tacirin kusuru olmamalıdır. Mahkemenin bu talebi değerlendirirken dikkat ettiği noktalardan birisi de defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerinin yaptırılmış olması ile defterlere ilişkin ticaret sicili beyannamesinin verilmiş olmasıdır.
Dernekler Kanunu’nun 32.maddesinde yapılan konuyla ilgili özel düzenlemede; dernekler tarafından tutulması zorunlu olan defter ve belgelerin, gerekli dikkat ve özenin gösterilmiş olması şartıyla, elde olmayan bir sebeple okunamayacak hale gelmesi veya kaybolması durumunda öğrenme tarihinden itibaren 15 gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine zayi belgesi almak için başvurulması gerektiği belirtilmiştir. Madde kapsamında hangi mahkemenin görevli olduğu belirtilmemiştir. Bununla ilgili verilen bir görevsizlik kararı sonucunda Yargıtay 20.Hukuk Dairesi’nin E. 2016/14668, K. 2017/665, T. 31.01.2017 tarihli kararında söz konusu uyuşmazlıklarda çekişmesiz yargı işi olması sebebiyle Sulh Hukuk Mahkemesinin görevli olduğuna karar verilmiştir.
Yapılan bu açıklamalar doğrultusunda da açıkça anlaşılmaktadır ki bir tacir için ticari defter ve belgelerin muhafazası çok önemlidir. Çok önemli olmasına öngörülemeyen bazı durumlarda bu defter ve belgeler zarar görebilmekte, tamamen ortadan kaybolabilmektedir. İleride hak kaybı yaşamamak adına mutlaka ilgili kanunda belirtilen süreçler izlenerek gerekli işlemler yapılmalıdır. Konuyla ilgili ihtiyacınız olan tüm yardım ve bilgilendirmeler için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
